Il principio di funzionamento di un sistema "conference system" consiste in una unità di controllo centrale, alla quale vengono collegate una serie di basi microfoniche ( 1 presidente ed "n" delegati ).

Ogni base microfonica delegata è dotata del suo diffusore acustico, del tasto di " request " ovvero prenotazione della possibilità di parlare e del tasto " speak " da utilizzare durante la conversazione.

La base microfonica presidente si distingue in quanto, oltre al suo diffusore acustico incorporato, possiede il tasto " delegate off " può escludere tutti i microfoni dei delegati.

Solitamente l'utilizzo di questo sistema viene collegato ad un registratore audio per poter archiviare le conferenze.